Kokeileva Suomi -blogi

Keskeytysten kulttuurista aivotyyneyteen – kokeilussa kognitiivinen ergonomia

Marja-Liisa "Mafi" Saarilammi Julkaisupäivä 26.1.2018 10.27 Blogit

Keskeytykset altistavat meidät sähellykselle

Aivotyyni-tiimi eli Hannele Seppälä, Mafi Saarilammi ja Harri Peltoniemi sekä Kokeilukiihdyttämön sparraaja Peter VesterbackaTyöterveyslaitoksen tekemissä kognitiivisen ergonomian tutkimuksissa on todettu, että toimistotyö keskeytyy keskimäärin 3 minuutin välein ja 23 % keskeytyneistä tehtävistä jää hoitamatta kyseisenä päivänä. Tämä ei kuulosta kovin hyvältä työntekijän eikä työnantajan näkökulmasta. Aivotutkija Minna Huotilainen kirjoitti Helsingin Sanomissa (7.12.2017), miten keskeytysten kulttuuri altistaa muisti- ja tarkkaavaisuushäiriöille ja tekee meistä säheltäjiä. Lyhyetkin keskeytykset, kuten vaikka läppärin työpöydälle ilmestyvä kuvake uuden sähköpostin ilmestymisestä, kaappaa huomion ja keskeyttää meneillään olevan tehtävän.

Nämä tutkimustulokset olivat sysäys Kansallisen koulutuksen arviointikeskus Karvin kognitiivisen ergonomian kokeilulle, jonka nimeksi tuli Aivotyyni. Halusimme tunnistaa tietotyötä tarpeettomasti kuormittavat piirteet ja tarjota henkilöstölle mahdollisuuden keskittyä tyynesti työhönsä.

Aivokuorman purkamista

Osallistuimme Työterveyslaitoksen tutkimukseen ”Aivotyö toimivaksi”, jossa työterveyspsykologi Kaisa Yli-Pärri kävi havainnoimassa työtä ja pitämässä henkilöstölle aivotyöpajat sekä järjesti henkilöstön aivotyöindeksin. Pajassa pohdittiin Karvin yhteisiä pelisääntöjä, joilla keskeytyksiä voisi vähentää, keskittymistä lisätä ja työskentelyä tehostaa. Syksyllä 2017 lisäbuustia saimme Kokeilukiihdyttämöstä, johon Karvi haki ja pääsi mukaan. Kokeilukiihdyttämön kautta Karviin saatiin sparraajaksi informaatioergonomiasta väitellyt tietotyön erityisasiantuntija Heljä Franssila. Heljän avustuksella järjestimme tuunaustyöpajan, jossa tuunasimme työvälineet yhdessä kuntoon. Tämä tarkoitti esimerkiksi sitä, että opettelimme ottamaan turhat hälytykset pois sähköpostista ja kännykästä. Työpajassa myös opimme, että sähköpostit kannattaa tarkistaa vain muutamia kertoja päivässä ja Outlook asentaa siten, että ensimmäisenä avautuu kalenteri tai itse tehty tehtävälista. Ei ole mitään järkeä, että sähköpostiin satunnaisesti ilmestyvät ja eri aiheita käsittelevät työviestit ohjaavat työntekoa, pirstaloivat tekemistä ja vaikeuttavat keskittymistä isoihin kokonaisuuksiin.

Oman työn johtaminen ja yhdessä sopiminen

Henkilöstö on ollut mukana ideoimassa meille sopivia parannuksia. Kaikille on hankittu hyvät vastamelukuulokkeet ja yhdessä on sovittu, että kuulokkeet ovat muille merkki siitä, että keskittymistä vaativa työ on menossa. Tällä hetkellä keskustelussa on hiljainen aamupäivä, sosiaalinen iltapäivä, kokoukseton perjantai, sähköpostien tarkistaminen 2-4 kertaa päivässä sekä mahdollisuus ottaa voimaannuttavat päiväunet. Aivokuormaa voi purkaa monin pienin teoin, joilla on suuri merkitys. Johdon rohkaisu kiireettömään ilmapiiriin on edesauttanut kokeilua.

Keskeytysten kulttuuri vaatii omakohtaista asian tiedostamista ja oman työn johtamista, mutta se vaatii myös yhdessä sopimista ja toisen työskentelyn huomioimista. Olemme oppineet, että työnteon suunnittelulla on merkitystä. Kyse ei ole vain siitä, miten itse saa hoidettua työtehtävänsä mahdollisimman keskittyneesti, vaan myös siitä, miten otetaan huomioon muiden tarpeet. Esimerkiksi työporukan kanssa voi neuvotella, miten viestitellään missäkin tilanteessa. Milloin otetaan käyttöön Lync, milloin sähköposti, milloin Slack ja niin edelleen.

Alustavien tulosten mukaan aivotyöindeksissämme on tapahtunut tähän mennessä pieniä muutoksia myönteiseen suuntaan. Karvilla on hyvät tulokset oppimisessa ja joustavassa ajattelussa. Sen sijaan häiriönsieto on edelleen alhaalla ja useat samanaikaiset tehtävät kuormittavat.

Olemme vielä alussa, mutta kokeilemme ja testaamme, mitkä asiat vaikuttavat positiivisesti. Kun pelisäännöistä on yhdessä sovittu, niiden mukaan on oikeutus toimia. Tavoitteena on rakentaa työyhteisöä, jossa henkilöstö on osaavaa ja voi hyvin. Meneillään on selvästi yleisemminkin kulttuurin muutos - kokeiluihin ja kehittämiseen suhtaudutaan kannustavasti. Valtiolla katse on suunnattuna aktiivisesti ratkaisuihin, ja keskusteluissa on yhä useammin mukana arvot, kuten pyrkimys toimia Suomen ja ihmiskunnan parhaaksi.

Kommentit
Ei kommenteja vielä. Ole ensimmäinen.
Selaa blogin artikkeleita

Kokeileva Suomi -blogissa julkaistaan kokeiluihin ja kokeilukulttuuriin liittyviä kirjoituksia. Tekstit toimitetaan ja hyväksytään ennen julkaisua. Jos haluat ehdottaa omaa kirjoitustasi Kokeileva Suomi -blogiin, ota yhteyttä: kokeilut(at)vnk.fi.